카페 재고 관리 발주 차트와 매출 분석

창업 준비를 위해서 인테리어와 기물을 준비하고 메뉴를 정하는 고객 접점의 업무들이 있습니다. 그러나 카페 운영을 할 때 놓치지 않아야 하는 것들이 더 있습니다. 다양한 것들이 있지만 일단 매장의 재고를 관리하기 위해 발주 차트를 만들고 그에 따른 매출 분석을 습관화해야 합니다. 그렇다면 재고관리 프로그램을 따로 이용하지 않고 개인 카페 운영할 때 사용하면 좋을 발주차트는 무엇이 필요한지 알아보겠습니다.

1. 카페 재고 관리

카페를 창업을 하면서 늘 이용하는 기물들과 함께 준비해야 하는 것이 바로 원부재료와 소모품입니다. 원부재료와 소모품을 발주하는 것에 있어서 제일 중요한 것은 우리 매장의 백 룸 공간의 크기입니다. 원부재료는 백 룸에 쌓아둬야 하기 때문에 적재 공간을 넘는 발주는 피해야 합니다. 너무 많은 부재료와 소모품으로 인해 고객이 이용하는 공간까지 박스가 나와있는 카페들이 있습니다. 그런 것들이 쌓여 카페의 안 좋은 이미지가 구축되기 때문에 조심하면 좋은 부분입니다. 또한 매출이 작아서 판매율이 높지 않다면 원부재료의 발주를 조정해야 합니다. 판매로 이어지지 않는 원부재료들이 쌓이면 결국 유통기한이 지나서 폐기하게 됩니다. 폐기는 매장의 매출에 결국 손실이기 때문에 잘 관리해야 합니다. 카페 창업 후 운영함에 있어 재고관리는 결국 발주를 어떻게 하느냐에 따라 다릅니다. 프랜차이즈 카페는 재고 관리 프로그램을 이용해서 하는 경우도 있지만 개인 카페의 경우에는 사장님들이 개별적으로 발주차트를 충분히 만들어서 관리할 수 있습니다.

2. 발주 차트 작성

재고 관리 프로그램으로 바코딩으로 인식해서 유통기한과 더불어 재고 관리를 하는 방법이 있습니다. 하지만 개인 카페를 운영 중인 사장님들에게 추천하지 않습니다. 일단 매출의 규모가 작을 것이고 원부재료의 관리가 엄청 복잡하지 않을 것입니다. 그렇기 때문에 발주 차트를 만들어서 재고를 파악하고 관리하는 것을 추천합니다. 발주 차트를 작성하기 전에 먼저 매장에서 관리해야 할 재고의 품목들을 종류별로 나누어야 합니다. 예를 들면 냉장제품인 우유 종류와 냉장 원부재료인 소스류를 먼저 체크합니다. 그리고 냉동제품인 냉동과일류와 아이스크림등이 있습니다. 그다음에는 상온 보관용 원부재료인 티 종류나 원두, 카페 시럽을 체크합니다. 디저트를 납품받는 매장이라면 납품받는 항목도 넣어야 합니다. 마지막으로 소모품에 해당하는 테이크아웃 컵이나 캐리어, 슬리브 그리고 주방에서 사용하는 세제 등을 체크하면 됩니다. 발주 차트 정리에는 엑셀을 활용하는 것을 추천합니다. 차트의 각 항목이 정해졌다면 순서대로 빠짐없이 엑셀 차트에 넣어야 합니다. 누락을 피하기 위해 항목을 나누어 체크한 이유입니다. 발주 체크를 할 때 동선이나 기준이 없다면 결국 놓치거나 누락하는 일이 발생합니다. 처음에는 체크한다고 해도 누락되는 부분이 있을 수 있지만 몸에 익으면 발주체크를 하면서 재고 관리와 유통기한 관리를 한 번에 해낼 수 있습니다. 발주 차트는 1열부터 품목명, 발주 단위, 요일별 재고와 발주체크 수량을 적으면 됩니다. 저는 한 장의 종이로 한 번에 발주체크 하길 원하기 때문에 작은 글씨로 한 페이지에 들어가는 엑셀 파일을 만들어서 쓰지만 크게 해서 여러 장으로 이용해도 괜찮습니다. 엑셀의 특별한 기능을 이용하는 게 아니기 때문에 부담 없이 그대로 만들어서 표로 이용하면 됩니다.

3. 발주 차트 활용법

발주 차트를 이용하는 가장 큰 이유인 발주량을 정확히 파악하는 방법입니다. 매일 발주 체크를 하면 매장 재고의 누락이나 과적재를 막을 수 있습니다. 매일 재고량을 파악하기 때문에 우리 매장의 하루 원부재료 사용량을 파악하기 쉽습니다. 마지막 팁은 원부재료의 재고 파악 중에 유통기한을 파악하는 습관을 들이시길 바랍니다. 유통기한이 얼마 남지 않은 원부재료에는 색깔 스티커 등을 부착하여 유통기한 경과를 예방하고 선입선출을 할 수 있도록 합니다. 처음에는 발주 차트를 이용해 재고 관리하는 시간이 한 시간 남짓 걸릴 수 있습니다. 그러나 이런 방식으로 발주 차트를 활용하는 법을 익히다 보면 발주 체크 시간이 30분 안으로 끝날 수 있습니다. 익숙해질 수 있도록 운영에 꼭 활용하기 바랍니다.

4. 매출 분석

카페 운영을 함에 있어서 매출 분석을 따로 안 하는 사장님들이 생각보다 많습니다. 매출 분석은 정확히 해야 할 부분입니다. 이용하시는 POS에도 충분히 활용할 기능이 있습니다. POS를 활용하는 것을 추천드립니다. 그리고 엑셀과 친하지 않더라도 기본적인 기능과 VLOOKUP 기능은 참고해서 익히고 있으면 좋습니다. 첫 번째는 많이들 이용하시고 있는 일매출에 대한 정보입니다. POS 정산을 통해서 손쉽게 보실 수 있는 부분입니다. 오늘 일매출에 대한 파악이 된다면 그다음으로 체크할 부분은 시간대별 매출입니다. 우리 매장의 피크타임과 피크 준비 타임을 파악할 수 있는 자료이기 때문에 평일과 주말로 나눠서 시간대별 매출이 어떻게 변하는지 파악해 주면 됩니다. 두 번째는 품목별 매출에 대한 정보입니다. 품목별 매출을 파악해야 우리 매장에 방문하는 손님들의 니즈를 정확히 파악할 수 있습니다. 그것은 메뉴의 변화나 발주에 참고할 수 있기 때문에 파악이 필요합니다. 세 번째는 목표를 설정하는 것입니다. 지난 매출 분석을 토대로 목표를 설정해야 합니다. 매출 분석을 통해서 일주일 단위로 매출 목표를 정해놓고 그에 따라서 얼마큼 매출을 달성했는지 체크하는 게 중요합니다. 목표는 높지 않게 가능한 만큼 정해서 그것을 달성하면서 운영해갈 수 있도록 해야 합니다. 매출 분석을 통해서 목표를 정하고 그에 따른 실적을 스스로 파악해야지 운영을 하면서 커나가는 보람도 느낄 수 있습니다. 카페를 시작하는 사장님들은 참고하셔서 매출 분석을 통해 성장하는 카페로 운영해 보시길 바랍니다.